Effizienter arbeiten: Wie Top-Unternehmen lästige Meetings minimieren

Meetings sind für Büroangestellte überall ein Ärgernis. Joshua Zerkel, Leiter des globalen Engagement-Marketings bei Asana, brachte seine Bedenken über die Meeting-Flut zum Ausdruck und inspirierte ein internes Think Tank zu einem Experiment, das wiederkehrende Meetings vorübergehend abschafft und die Menschen auffordert, ihre Kalender von Grund auf neu zu gestalten. Sie nannten es “Meetings Doomsday”.

Laut einer Studie von Microsoft aus dem letzten Jahr sagen 68% der Menschen, dass sie während der Arbeitszeit nicht genug ungestörte Konzentrationszeit haben. Unternehmen haben während der Hochphase der Coronavirus-Pandemie die Meetings hochgefahren, um mit den Arbeitnehmern in Verbindung zu bleiben, von denen viele zu Hause festsaßen. Aber Jahre später bleibt die überwältigende Anzahl von Videokonferenzen bestehen.

Einige Unternehmen überdenken ihre Meeting-Kultur und reduzieren sie stark, um Erschöpfung zu reduzieren und die Produktivität zu steigern. Seit Februar 2020 haben Microsoft Teams-Benutzer dreimal mehr Meetings und Anrufe pro Woche, berichtete das Unternehmen. Die Arbeiter berichteten, dass zu viele und ineffiziente Meetings zwei der drei größten Hindernisse für die Produktivität waren.

Um dies zu beheben, startete Asana sein Meetings-Doomsday-Experiment. Zerkels Team von neun wurde gebeten, alle Meetings aus ihrem Kalender zu löschen, zwei Tage zu warten und dann zu überlegen, welche wiederhergestellt werden mussten. Jeder Teilnehmer sparte 11 Stunden pro Monat, sagte Rebecca Hinds, Leiterin des Think Tanks namens Work Innovation Lab.

Shopify, eine E-Commerce-Plattform, ging noch weiter. Im Januar bat das Unternehmen die Mitarbeiter, alle Meetings abzusagen, zwei Wochen zu warten, bevor etwas hinzugefügt wurde, und mittwochs frei zu lassen. Ab Juli war die durchschnittliche Zeit, die jede Person in Meetings verbrachte, im Vergleich zu den ersten fünf Monaten des Jahres 2022 um 14 Prozent gesunken, und das Unternehmen war auf dem Weg, bis Ende 2023 etwa 18 Prozent mehr Projekte abzuschließen.

Im Jahr 2022 machte die Softwarefirma Techsmith einen ganzen Monat lang keine Meetings und bat die Mitarbeiter stattdessen, auf andere Weise zusammenzuarbeiten. Danach erlebte das Unternehmen eine Reduzierung der ständigen Meetings und eine Zunahme alternativer Kommunikationsformen wie Videobotschaften. Mitarbeiterumfragen zeigten einen Anstieg von 15 Prozent bei den Mitarbeitern, die sich “sehr produktiv” fühlten, wobei 85 Prozent angaben, dass sie Meetings identifiziert hätten, die sie künftig eliminieren oder verkürzen würden. Die Meetings wurden kürzer und die Anzahl der Teilnehmer an den Meetings wurde ebenfalls reduziert. “Der größte Vorteil ist das Wohlbefinden der Mitarbeiter”, sagte CEO Wendy Hamilton. “Es geht darum, die Energie der Mitarbeiter zu schützen, damit sie ihre beste Arbeit leisten können, wenn sie arbeiten.” Andere Unternehmen sagen, dass sie ihre Strategie noch anpassen…